MONITORING AKTYWNOŚCI SZKOLENIOWEJ
Bardzo ważnym elementem procesu edukacyjnego jest systematyczne monitorowanie aktywności szkoleniowej grupy. W zależności od stopnia złożoności projektu szkoleniowego monitoring obejmuje zarówno aktywność szkoleniową na platformie e-learningowej, weryfikację frekwencji na zajęciach stacjonarnych czy sesji wirtualnej klasy.
Monitoring aktywności realizowany jest w dwóch obszarach. Z jednej strony weryfikowana jest obecność osoby szkolonej na zajęciach, w tym także na platformie LMS, z drugiej podejmowanej pracy i uzyskiwane w trakcie kolejnych etapów szkolenia wyniki. Dopiero tak zweryfikowane dane o aktywności szkoleniowej grupy dają pełny obraz na temat postępów edukacyjnych.
Najczęściej monitoring aktywności i frekwencji jest realizowany przez osoby świadczące usługi wsparcia technicznego w projekcie. Mają one do dyspozycji – w przypadku szkoleń blended learning np. – różne aplikacje z których generowane są raporty z aktywności.
Pierwszy system – baza informacji – to platforma LMS, która zbiera dane dotyczące ilości i czasu logowań oraz uzyskiwanych wyników (progów zaliczeniowych).
Kolejny możliwy do raportowania system to aplikacja zbierająca informacje o frekwencji na zajęciach stacjonarnych – zasilana informacjami przez trenera prowadzącego zajęcia. Kolejne źródło danych to aplikacja do przeprowadzania sesji wirtualnych klas.
Dodatkowo w zależności od stopnia złożoności projektu możemy mieć do czynienia z danymi z gry decyzyjnej czy raportami z modułu testów przechodzonych przez uczestników procesu.
Dane uzyskiwane z raportów systemowych są na bieżąco poddawane analizie i weryfikowane pod kątem realizacji przyjętych założeń metodycznych w projekcie. Są one najczęściej zbierane w jeden ujednolicony raport i poddawane analizie pod kątem tempa pracy z poszczególnymi typami treści.
W zależności od uzyskiwanych wyników podejmowane są na ich podstawie dwa typy działań. Osoby, których udział w różnych formach szkoleniowych nie jest wystarczający, które przechodzą przez poszczególne etapy zbyt wolno otrzymują informacje ponaglające je do bardziej aktywnej pracy. Komunikacja taka jest maksymalnie spersonalizowana i zawiera dane dotyczące wyłącznie aktywności adresata - odzwierciedla jego sytuację w szkoleniu. Ponaglenia (zróżnicowane w zależności od stopnia zaawansowania w projekcie) są generowane przez cały cykl szkoleniowy aż do uzyskania pożądanego rezultatu (wyniku).
Z drugiej strony specjaliści obsługi technicznej mają do czynienia z sytuacjami, w których uczestnicy projektu przechodzą przez cykl szkoleniowy zgodnie z planem i założeniami projektowymi osiągając zamierzone na wstępie rezultaty. W takie sytuacji wysyłana jest do uczestnika informacja z gratulacjami i zachęta do dalszej aktywnej postawy w projekcie.
W obu przypadkach dodatkowo generowane są informacje zbiorcze dotyczące opóźnień lub gratulacji do kierownika projektu po stronie EIP i Klienta, a także w sytuacjach wcześniej uzgodnionych do przełożonych pracowników biorących udział w projekcie.
Na podstawie wieloletnich doświadczeń można śmiało powiedzieć, że działania monitoringowe – przeprowadzone w prawidłowy i systematyczny sposób mają kluczowe powodzenie dla realizacji celów szkoleniowych, głównie dla wysokiej ukańczalności udostępnionych kursów. W zależności od projektu może być ona zrealizowana nawet na poziomie do 95% uzyskanych wyników zaliczających.
Dane z monitoringu spełniają jeszcze dodatkową – bardzo istotną funkcję – stanowią doskonałe źródło informacji, do przeprowadzania działań marketing motywacyjny, którego celem jest skuteczna promocja rozwiązania szkoleniowego i zachęcanie osób biorących udział w projekcie do aktywnego udziału w procesie.
